Organisation 101 : Augmenter son efficacité sans stresser!

La période estivale étant maintenant derrière nous, vous croulez (ou croulerez) possiblement sous 1001 projets, personnels ou professionnels. Afin de ne pas se sentir étouffé par la pression ou envahi par le stress, je vous propose mes 3 trucs pour rester efficace, et ce, sans stress!

1. L’organisation & la planification

Ce n’est pas nouveau, et vous l’avez probablement entendu à maintes reprises, mais le fait d’être organisé aide grandement à la productivité et l’efficacité. Commencez donc chaque semaine avec une période de planification. Regardez votre agenda de la semaine : que voyez-vous? Quels sont vos rendez-vous, rencontres, remises de travaux/présentations ou autres obligations? Une vue d’ensemble de la semaine vous permettra de vous planifier des blocs de temps réalistes en amont, afin d’arriver fin prêt et de ne pas stresser. La liste des choses à faire est immense et l’on craint de manquer de temps? Vous pouvez donc prioriser les tâches par ordre d’importance, déléguer, dire non; les solutions sont là. Plus votre horaire sera organisé, plus vous serez productif.

2. Bien se connaître

Bien se connaître est important dans toutes les sphères de notre vie, mais planifier nos journées en fonction de notre type de personne, c’est super efficace! Êtes-vous du type lève-tôt ou couche-tard ? Êtes-vous plus dynamique et énergisé en matinée, en après-midi ou en soirée ? L’important ici est de s’analyser et de trouver les moments où vous êtes le plus productif, énergisé, motivé. Nous avons tous un moment dans la journée où notre efficacité est supérieure. Le fait de bien cibler ces périodes vous permettra de bien répartir vos tâches de la journée (tâches plus difficiles ou moins motivantes lorsque vous êtes pleine d’énergie, et vice versa). Et parlant de tâches déplaisantes, tentez d’en effectuer au moins une en début de journée. Cela vous laissera un sentiment de devoir accompli tôt en journée et vous libérera l’esprit pour d’autres tâches. Vous pouvez également prévoir de terminer la journée avec une tâche agréable ou une activité/un loisir qui vous plaît vraiment.

3. La gestion du temps

La fameuse gestion du temps! Si c’était facile, on n’aurait pas besoin d’en parler et ne serions pas continuellement à la recherche de trucs pour s’améliorer! Voici donc quelques éléments à garder en tête pour aider la gestion de votre temps :

•  Prendre des pauses

  Lorsque votre journée est planifiée et que vos tâches à accomplir sont bien définies, il est important de bien utiliser le temps mis à disposition dans la réalisation de ces tâches. Il est donc crucial de se fixer des limites. Par exemple, vous savez que votre comptabilité mensuelle vous prend généralement 4 heures à réaliser. Prévoyez donc une matinée complète pour la réalisation de celle-ci, incluant quelques pauses pour s’étirer, prendre une gorgée d’eau et regarder au loin. D’ailleurs, connaissez-vous la règle du 20-20-20 pour la santé de vos yeux? Non?! C’est primordial! Il s’agit de regarder à 20 pieds de distance, toutes les 20 minutes, pendant 20 secondes. Cela diminuera grandement votre fatigue oculaire et les possibles maux de tête, e qui aide grandement à la concentration!

• Éviter la procrastination!

  Il est si facile de reporter des tâches moins pressantes et moins agréables. Cependant, c’est en respectant vos listes de tâches que vous arriverez à bien gérer votre temps et éviter cette impression de toujours courir après celui-ci. Pour ce faire, vous pouvez vous aider en listant vos tâches sur une feuille de to-do en début de journée. Retrouvez la to-do list de Blond Story ici!

• Éviter les distractions

  Eh oui! On l’entend souvent également, mais l’accessibilité à nos courriels, Facebook et autres comptes de médias sociaux, textos, Netflix, etc., dévie notre attention inutilement de la tâche à accomplir. Notre cerveau doit donc abandonner la tâche en cours (la fameuse comptabilité) et se concentrer à nouveau sur une nouvelle tâche (lire un texto). Il y a ainsi plusieurs pertes de temps lorsque nous faisons continuellement l’aller-retour entre travail et distractions, puisque le cerveau doit continuellement s’adapter à la nouvelle « tâche ». Vous verrez, en éteignant vos notifications de courriels et de cellulaire durant la tâche à accomplir (bloc de temps), vous accomplirez celle-ci beaucoup plus facilement et surtout, rapidement!

• Diviser les tâches complexes en sous tâches

  Bien sûr, nous connaissons tous ces fameuses tâches qui semblent interminables. Que ce soit pour un travail universitaire de 25 pages ou pour une proposition de partenariat pour un client, il vous est possible de les sous-diviser . En s’y prenant à l’avance (bien sûr!), vous pourrez donc répartir la tâche en plusieurs tâches et sur plusieurs jours, voir plusieurs semaines. La tâche s’accomplira donc sans stress et sans perte de motivation (ou communément appelé « écoeurantite aiguë »).

Il ne s’agit ici que d’une petite liste d’actions qu’il est possible de faire pour diminuer le stress et augmenter son efficacité. Il y en a tout plein! L’important est de trouver les méthodes qui fonctionnent pour vous. Et finalement, éviter de surplanifier, car la rigidité d’un horaire trop précis pourrait être elle aussi, source de stress!

Et rappelez-vous : « Be productive, not busy! »